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Como organizar uma reunião on-line efetiva?

Especialista dá dicas para otimizar tempo e aumentar a produtividade  durante a reunião virtual

A conferência remota é uma maneira moderna de ampliar ainda mais a comunicação empresarial, já que permite a presença de colaboradores por todo o mundo e sem a necessidade do deslocamento.

Se a palavra de ordem atual é praticidade, as videoconferências vêm ganhando cada vez mais espaço nos cronogramas, abrindo oportunidades de atualização, troca de ideias e até mesmo relatórios de um jeito dinâmico.

Uma pesquisa realizada pela Frost & Sullivan afirma que 65% dos entrevistados sabiam sobre os benefícios das reuniões on-line e uma de cada três pessoas as utilizam no dia a dia ao menos uma vez na semana.

Ainda de acordo com o levantamento, 96% dos entrevistados esperam manter ou aumentar o uso das plataformas digitais.

Para Gustavo Boyde, Head of Marketing da LogMeIn para a América Latina, o GoToMeeting é uma das ferramentas da empresa mais utilizadas no mundo para realizar reuniões desse tipo.

Nesse contexto, o especialista apresenta o passo a passo para realizar uma reunião efetiva:

Antes da reunião:

  • Defina o objetivo: quais decisões importantes precisam ser tomadas? Quais ações devem ser realizadas? Se não puder definir o objetivo, não estará preparado para a reunião;
  • Estabeleça os assuntos: para pequenas reuniões liste apenas alguns pontos principais. Caso as reuniões sejam maiores, tente uma abordagem mais estruturada. Sempre envie os assuntos antes, para que todos fiquem preparados e a “call” traga melhores resultados;
  • Atribua funções e compartilhe expectativas: maximizar o tempo de todos é essencial, para isso, distribua os papeis de cada um e certifique-se de que aqueles que farão apresentações tenham preparado seus materiais de apoio.

Durante a reunião:

  • Administre a discussão: é interessante orientar a conversa, manter o ritmo e garantir que não haverá uma voz predominante. Incentive participantes passivos a falarem mais alto e os que dominam a fala a fazerem uma pausa;
  • Nomeie alguém para controlar o tempo: isso vai ajudar a reunião a se manter no horário e na concentração do assunto. Essa pessoa deve acompanhar cada item da ordem do dia e informar a todos quando for momento de ir adiantar os pontos a serem discutidos;
  • Siga a lista: já que há um participante de olho no relógio, é importante proceder a reunião de acordo com a lista de assuntos. 

Depois da reunião:

  • Efetue o acompanhamento adequado: faça circular um resumo do que for conversado e acertado por e-mail, além de continuar administrando a comunicação da equipe. Assim, todos ficam informados sobre as suas responsabilidades e analisem os progressos após a reunião on-line.

Serviço:

GoToMeeting – www.gotomeeting.com/pt-br

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